浅谈档案管理的有效利用和保护

文章阐述了档案管理所带来的便捷,本文作者根据自己多年以来的工作实践对工作的内容及点进行了简的分析和探讨,希望通过本文能为更多的部门高工作效益。
关键词档案管理;指导站;方便;工作内容
前言
“档案是有作用的”。档案是一个单位顺利开展工作的有效工具,上至领导,下到普通教职员工,基本上都和档案发生关系,无论是管理工作或是基层业务工作,都需依靠大量的档案,以熟悉情况,制定工作计划,总结工作经验和教训,处理日常事务等等。
本材料从我站教职工的视点出发,以其切身的感受为基点,记录了档案对他们带来的无比便利,尤其是档案在日常工作中产生的出乎意料的作用,从另一个侧面也反映了我站档案的科学性、实用性、便捷性,从而体现了我站档案资料的价值,并是区中小学科技教育的信息资源。
一、档案资料为教师供方便
长宁青少年科技业余学校是少科站的业余学校。班主任老师为了保证学生的出勤情况,有时开学二次没来、有时学生所留下的家庭电话是错误的,因此几乎每逢开学、学生缺席时,都从档案室进行核对和查找学生的家庭电话;为了在竞赛中使长宁区取得好成绩,每次“希望杯”、“华数杯”、“中环杯”竞赛,都从在读的学生中招生强化班学员,进行竞赛培训,因此需档案室供资料进行挑选,有了档案室资料的供,选拔出一批优秀的学生参加竞赛,并取得了优异成绩,为长宁区争了光。
1.1档案室为业校检查供方便
每逢上级机关对长宁青少年科技业余学校进行各项检查,都涉及到大量的文书档案、会计档案资料。因此,档案室人员热心地为检查供方便,如每年的财务审计、税务机关的检查及二年一次考核评估等等。三年来供了文书档案29册、会计凭证133册、会计帐薄1本、会计报表11册和其他会计资料。使每次财务检查、考核都能顺利地完成,并取得了优良成绩,这些成绩都与档案室人员的大力支持是分不开的。
1.2少科站档案室为设备维修供方便
每逢单位设备的损坏,如电脑、笔记本电脑、空调、复印机、一体机等设备的维修,离不开档案室的资料,都需档案室供设备的保修卡、发票、维修所需的电话号码,有时设备急于修理,在档案人员的支持下,快而准地供所需设备的资料,使设备得到及时的维修,从而保证了教学工作的正常开展。从中使教师们感受到档案室重性,并对档案意识有了进一步的高。
1.3档案材料为教科研供服务
教育科研工作离不开档案室,诸如课题涉及到的历年资料,有关活动材料、图片等。一个优秀的档案员就会供快捷、方便的服务;一个合格的档案室就具备资料完备,档案脉络清晰、服务功能齐全等条件。
少科站的档案室正因为具备了这些条件,供了优秀的服务,才成为教科研工作的有力保障,少科站被评为长宁区教育科研先进单位。
1.4少科站档案室为督导检查供档案资料
三年来,站档案资料室积极配合站务办公室的总体工作,为站重大活动、督导检查供了资料的便利。如29年区督导检查,供26—28学年度档案资料,约1卷文书档案;又如为了配合上海市来区督导工作,为教育局供了7年88卷文书档案、8年67卷文书档案,以及其他23本资料;以及为了召开科技节表彰会编制光盘,供了大量的素材,声像档案1盘录像带、电子档案1盘光碟等。
1.5为层学校服务的窗口——少科站档案室
为学校服务,是我们少科站不可推卸的责任,而档案室又是为基层学校服务的窗口,诸如查找文件、查阅材料、查看获奖成绩等。热情、耐心、仔细、负责是档案员必须具备的素质。
21年1月18日,天一小学科技总辅导员来站查找1996年长宁区青少年科技教育委员会成立时,有关科技总辅导员待遇的文件,十多年前的文件,查找有些困难,但我们请老师仔细回忆时的情况,耐心地为其查找每一年的资料,终于在科教委有关文件汇编中找到了“科技总辅导员享受教研组长待遇”的有关规定,满足了学校老师的求。
1.6少科站档案室为基层学校供方便
21年3月18日下午,西郊学校的科技总辅导员张晨老师来到少科站档案室查阅资料。
学校需统计二个学期科技教育活动的数据,但学校的原始材料丢失,想到少科站的档案室有本校的数据材料,因此来到少科站档案查阅。
少科站档案室保存了全区中小学科技教育活动情况的数据,档案资料完整。在档案人员的热情接待下,共查阅了4卷文书档案,为基层学校供方便,解决了基层学校的后顾之忧。
二、领导重视是做好档案工作的关键
加强对档案管理工作的领导,建立档案管理工作网络,形成了以站领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责的三级档案管理模式。
档案管理工作纳入单位工作的议事日程
档案工作纳入单位的计划、总结;深入开展《档案法》宣传教育,充分利用全站大会、校园网对《档案法》的宣传;对档案人员岗位有了进一步的求,并将档案管理工作纳入每位教职工的年度考核中。通过学习、宣传、考核,使全站教职工对档案意识有了进一步的高。
三、加强制度建设,规范档案管理及防损措施
建立健全档案管理制度,即立卷归档制度、工作职责制度、岗位责任制度、保密制度、考核制度以及查借阅档登记簿等,形成档案管理制度化、经常化、规范化和科学化。平时认真做好收、发文登记工作;建立和健全文书档案、声像档案、电子档案、会计档案、设备档案、荣誉档案等门类载体;做好“八防”措施;认真做好各类档案的移交清册和办理归档材料交接手续;认真做好统计工作。每年参加区组织的继续教育培训及按时将档案室藏统计数据上报区档案局。28—21年度档案的归档工作共收集文书档案428卷、声像档案8卷(张照片)、荣誉档案(证书68张、奖状36张、其他52个)、会计档案(报表8卷、帐册13本、凭证64本)、设备档案9盒、教科研档案9盒、电子档案59张。
3.1确保硬件建设,为做好档案工作创造物质条件
随着形势的不断发展,档案资料不断的增加并且对档案的求越来越高。为了高质量做好档案工作,站领导非常重视,在硬件、经费的使用给予了大力支持。前年为档案室配备了一台新的计算机;今年又配备了一台新的打印机;近期将配备2只档案橱(还没到货)。为积极开展档案工作创造了良好的物质条件,同时也为档案工作指明了发展的方向,更是对档案工作莫大的支持。
3.2高温对档案制成材料的影响
一般当库内温度达到3℃左右时,对档案制成材料的破坏作用及影响有以下三方面第一,库房温度过高会使耐热性比较差的复写纸、圆珠笔字迹发生扩散。第二,高温有利于档案有害生物的生长与繁殖。每种微生物的生命活动都有一定的温度范围,超出这个范围则生长缓慢或停止。根据有关研究表明,各种微生物在最适生长温度的范围内,温度每升高1℃,其生长速度可加快1一2倍。霉菌生长的最适温度一般为2一35℃。温度对于害虫的发育也有很大影响,档案害虫生长的最适温度为2一32℃。因此,库房温度过高将会有利于档案有害生物的生长繁殖,给档案制成材料带来破坏作用。第三,高温会加速各种有害化学杂质对档案制成材料的破坏作用。据报道,温度在1℃以上,每升高1℃各种化学反应会加速1一2倍。因此,当不利因素存在时,库房温度越高,各种不利因素对档案制成材料的破坏作用也越大。
3.3潮湿对档案制成材料耐久性的影响
库房潮湿会加速档案纸张材料中纤维素的水解,会使耐水性差的纯蓝墨水、红墨水等字迹发生扩散退色,有利于档案有害生物的生长和繁殖。危害档案的微生物的生命活动是离不开水的,它的细胞里水分占8%一9%,这些水分主来自档案纸张力的水分,而档案纸张含有量的多寡又受到库房空气湿度的影响。另外,微生物体内水分的保持也与环境空气湿度有关,如果环境空气湿度大,体内水分就容易保持,微生物的生长繁殖需一个湿度较大的环境,在档案上生长的霉菌所需的湿度一般在75%以上,当湿度一旦高于这个指标档案就容易生霉,因此,把相对湿度75%称为生霉的临界湿度。所以,库房经常潮湿,有利于档案有害生物的生长和繁殖。
库房潮湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素对档案制成材料的破坏作用。比如某些酸性有害气体是和水发生作用后产生酸的,当库房湿度大时,吸附酸性有害气体所产生的酸的量也比较大。因此,潮湿也会加速一些不利因素对档案制成材料的破坏作用。
此外,低温、低湿对档案制成材料耐久性的影响也很大。总之,库房温度过高或过低,湿度过大或过小都会影响档案制成材料的耐久性。因此,必须对库房的温湿度进行控制与调节,使其保持在一个合适的范围。
四、小结
总之,挡案工作的实践经验告诉我们,只有抓住了“防”,才是抓住了档案保管工作的根本,才能减少“治”的任务,通过经常性工作,采取专门的措施,最大限度地防止和减少档案的损毁,维护档案管理系统性和完整性,且有效利用到了档案管理和保证档案的安全。
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